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内控岗位的职能作用之浅见

发表日期:2009.11.27

内控岗位做为风险控制的重要组成部分,很大意义上是属于企业内部风险管理的范畴。当其做为一个调度中心、信息中心以及监控中心时,则是整个业务流程中极其重要的、不可或缺的一个环节。做为企业内部管理其中的两条主线之一,它与财务工作是相辅相成、具有平衡勾稽但又各自独立的关系。如果说,财务工作的职能作用是对企业一定时段的经营结果的核算和事后监督,属于经营数据和结果的落脚点,那么,内控岗位则是对企业经营的每个业务环节的随时协调和监控,是企业内部管理的现在进行时。

具体到我们现行的业务流程,内控岗位的设置初衷是所有业务行为的发起者,发起点的实物载体就是“业务承接单”,业务流程的顺利进行则是围绕整个内控岗位为中心来开展的,如图黑色实线所示:

自业务营销人员“报单”(填制“业务承接单”)开始,这项业务的每一个环节、每一个步骤的信息都将汇集至内控岗位,再由内控岗位反馈至各个执行岗,同时,各岗位的业务传递也必须由内控岗这个“中转轴”来承前启后,各岗位甚至外部(如客户、合作银行等)需要的信息则可以直接向内控岗查询,实际上,内控岗位就已经成为了每个环节的业务操作分解动作的 “第一步”。因此,假设在没有内控岗位这个调度中心的情况下,企业的整个业务操作流程将是一团乱麻(如图中虚线所示),不仅日常业务开展的每个环节杂乱无章,就是流程的合规工作和监管工作都将是不可能完成的任务。

当然,内控岗对各个执行岗的调度不是口头的传述,而一定是通过实物载体(即各种业务单据)实现的,从“业务承接单”、“资信调查通知单”到“办理权证通知单”、“业务结算单”再到“会籍资料交接单”等等,内控岗填制的每一个单据应是“单单必多联,联联有签字”才行,就是说,内控岗与各执行岗之间的单据传递,应该是一式数联,并使之递交至相应的岗位,而在递交的每联单据上都应该有每个岗位责任人的签字接收,以保证责任到位、口径一致和信息畅通。其次,内控岗再按照以上落实的单据,编制“内控台账”,内控台帐的内容应保证“与时消息、与时俱进”,并最终保持与财务账的勾稽关系的正确。

从企业内部管理的意义上讲,内控工作与财务工作是保证内部经营管理工作的并驾齐驱的两驾“马车”。二者“并驾齐驱”的具体表现为:它们首先应是独立的两个平行体系,不能相互隶属,以保证各自获得管理信息的途径和数据核算的独立性:财务岗的业务数据来自于内控岗填制的“业务结算单”,且这个“纸上”数据只能来自于内控岗,但财务岗收取的数据实物——货币又要保证直接来自于客户或内控岗以外的第三方,而非由内控转交,这样,纸上数据与实物数据完全相等时,内控岗与财务岗的勾稽关系才是正确且独立的,才能保证二者两权独立平衡、相互证明监督。所以,两者又绝非是没有联系、没有交集的平行线,而是以“等号”做为连接符的关系。通过这个等号,直接验证了这两个岗位的工作正确性,间接验证了整个业务流程的合规性。

不过,在实务中,内控统计的数据与财务核算的数据不可能完全一致,这是由于统计时间以及统计核算的原则和方法造成的,且这种状况大多数情况下是不可避免的。但如若抛开这些客观原因,二者的数据信息误差仍然较大,或者内控岗和财务岗有相互要某些数据来完成报告或报表的现象(譬如,业务旬报的营业收入要从财务岗位要),则必定是一方或两方都没有尽职尽责造成的。这样的结果,从小处看,是内部经营管理存在瑕疵;从大处看,如果内控与财务都没有合规尽职时,整个业务流程就是纸上谈兵,内部管理可能会是混乱失控的局面。

说一千道一万,每个岗位的管理要求再严格、业务流程再完善,都是“死规定”,执行这些要求和流程的人才是最重要的。内控岗位的职能和意义是人来体现的,没有人就没有我们想要的风控管理职能。“职能”表述的是人在职位上的动能,所以,“敬流程”,其实质是流程中每个岗位的“敬职能”。只有理解本身所在岗位的职能作用和工作意义,进而以制度保证和岗位执行人的能动性使之落实在行动上,企业的内部经营管理才真正的“活”起来。